コンベンションのFAQ

Q:国際会議・シンポジウムを担当することになりましたが、何を準備すればよいのかわかりません。
準備事項は多岐にわたります。国際会議等を実施開催するにあたり、開催告知、講演資料収集、参加受付、講演者渡航手配、会議会場や宿泊施設との連絡などさまざまな業務が発生します。株式会社新潟コンベンションサービス（ＮＣＳ）は長年の会議運営経験で得た実績とノウハウに基づき、開催の目的に合わせて主催者のご要望を的確に企画立案します。まずはお問い合わせください。
Q:会議運営を部分的にお願いすることはできますか？
会議運営は事務局代行などの単体業務を積み上げて進めていきますので、部分的なご依頼も承ります。お気軽にご相談下さい。開始前の会場設営から、会議期間中の各種手配、終了後の撤収まで、主催者との緊密な連携のもとに専任の会議ディレクターが運営を担当します。
講師の接遇、受付デスクや会議会場内運営スタッフの手配とオリエンテーションなど、会議ディレクターが中心となってスタッフ管理をいたします。
Q: 日々の仕事が忙しくて準備に時間がとれそうもないので手助けがほしいのですが。
弊社がバックオフィスとして機能し、主催者との緊密な連携のもとに種々の業務をサポートさせていただきます。会議事務局全般の請負から、スタッフの派遣まで、さまざまな場面でのお手伝いをいたします。まずは、時期、会議内容などからご相談ください。
Q:参加登録料の管理もお願いすることができますか？
参加登録料の決済だけでなく、参加者からのお問い合わせや登録管理も事務局代行サービスにより承ります。また、大会専用口座の開設から、金銭出納、大会予算の管理までお引き受けしております。
Q:会議・シンポジウムを開催するための費用はどのくらい必要でしょうか？
会議の様態は千差万別です。やり方によって豪華にも格安にもなりえます。概要を伺いながらお見積りをご用意しますので、お問い合わせください。
Q:会議・シンポジウムの開催会場を探してもらえますか？
開催日程、分科会場数、参加者人数の想定をお聞かせいただければ、これまでの運営実績から候補会場をご提案させていただきます。
Q:会議専用のウェブサイトの制作はできますか？　また、オンラインで演題登録や事前参加受付をすることはできますか？
会議ＨＰの構築もお任せ下さい。ポスターやチラシなどの他の制作物とイメージ・ビジュアルを合わせた会議専用のウェブサイトに、参加登録受付、演台登録システムを組み込んで制作します。また、演題登録においてはＵＭＩＮシステムとの連動も可能です。
Q:機材等の手配もできますか？
株式会社新潟コンベンションサービス（ＮＣＳ）では、株主会社の新潟照明技研㈱、コニカミノルタＮＣ㈱と連携し、あらゆる形式の会場設備にも対応をしていきます。会議では、発言者の言葉を会議参加者に、聞きやすい音声にして伝えることが必要です。通訳、音響・照明・映像機材、会議運営、とトータルでご活用いただけるよう、会議ディレクターが同時通訳機材はもとより、会議マイク・オペレーション、デジタル録音など、会議の目的に合わせた機材を提案します。
また、事務局設営において、パソコン、プリンター、ＦＡＸ、コピー機、など、事務機器類の手配、インターネット回線の設置についても対応いたします。
Q:当日に使用する看板、展示（ポスター）パネルの制作はできますか？
もちろん看板なども制作いたします。各種製作物のビジュアル、デザイン、色調一つで会議のイメージがぐんと引き立つものです。サイン計画を事前に十分検討することで、当日の混乱もほぼ回避できます。参加者に判り易く、掲載内容や設置場所・サイズ・数量など、適切なサイン計画等を立案いたします。会場設営に関しても安心してお任せ下さい。
Q:参加者用に宿泊ホテルの手配や申し込み受付ができますか？
開催会場付近の複数の宿泊ホテルのご提案と宿泊受付を行ないます。
Q:参加者を楽しませる企画を考えてもらえますか？
地域の特色あるエクスカーションやアトラクション企画、記念品・お土産品など、主催者様のご要望に応じてご提案いたします。